Todos los días oímos alguna noticia sobre una nueva tecnología, algún nuevo software o algún nuevo dispositivo, que nos ayudara a poder manejar la información de nuestra actividad de una manera mas sencilla, rápida y confiable. Y esto es lo que nos interesa, poder tener acceso a nuestra información de una manera fácil y rápida, hoy gracias al internet el mundo esta conectado y puede acceder a la información que necesita, como hacer para aprovechar todo esto.
El abogado que se desempeñe en un despacho atendiendo casos de clientes o que forme parte de un departamento jurídico en una empresa enfrenta día a día el reto de manejar grandes volúmenes de información, ordenándola por cliente y por asunto, dar seguimiento a todas las actividades y términos, además de evaluar el desempeño, obtener estadísticas, y medir niveles de servicio, para la toma de decisiones y medición de rentabilidad.
El llevar un control de los casos que se atienden, es el primer paso para enfrentar estos retos, la explotación de esa información y la disponibilidad de la misma desde cualquier lugar y a la hora que sea es lo que le dará al abogado un verdadero beneficio.
El segundo paso es poder llevar un control sobre las actividades a realizar en cada caso, tener acceso a la documentación necesaria para poder realizar cada actividad y por supuesto al resultado de la actividad, su duración, los responsables y participantes, su fecha, y la generación de recordatorios y alarmas.
El tercer paso es la explotación de esta información, los informes a los clientes sobre el status de cada caso, la generación de estadísticas de casos atendidos, medición de niveles de servicio y rentabilidad.
Estos tres pasos se van complicando en la medida en que va creciendo el numero de abogados, áreas, clientes y casos involucrados.
Los sistemas de gestión, nos permiten conjuntar los elementos de nuestro sistema de información, las áreas e individuos involucrados, las políticas y procedimientos, el seguimiento de las actividades, la coordinación de los recursos materiales y humanos disponibles, y la generación de indicadores que nos permiten la evaluación de resultados, medir niveles de servicio y rentabilidad.
La implementación de un sistema de gestión beneficiara al abogado , despacho, empresa o institución haciendo mas eficiente su operación, reduciendo costos, aumentando la satisfacción de los clientes y partes involucradas, mejorando los niveles de servicio otorgados, y lo mas importante permitirá un acceso oportuno, fácil, rápido y confiable a la información.
Hasta aquí llegamos en nuestra aportación de esta semana, posteriormente seguiremos con temas relacionados a la infraestructura necesaria, los diferentes esquemas de licenciamiento, y como lograr la implementación de un sistema de gestión aprovechando la infraestructura con que se cuenta.
Agradecemos su preferencia y quedamos en espera de sus dudas, comentarios y sugerencias, que con gusto atenderemos, esperamos nos visiten en nuestro sitio web http://www.glegal-mexico.com
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